Telefonie voor zorginstellingen: bereikbaarheid en veiligheid combineren

Telefonie voor zorginstellingen moet twee dingen tegelijk doen: familie en externe partners moeten vlot de juiste afdeling bereiken, en zorgpersoneel moet overal in het gebouw bereikbaar zijn wanneer het ertoe doet. In een woonzorgcentrum of revalidatiecentrum is telefonie dus meer dan een toestel op een bureau. JOJO Systems uit Oudsbergen, al meer dan 35 jaar actief in Limburg, bekijkt telefonie in de zorg daarom samen met toegangscontrole, camerabewaking en branddetectie.

DECT: draadloos bellen voor personeel dat onderweg is

Zorgpersoneel zit zelden aan een bureau. Daarom werken veel zorginstellingen met DECT, een standaard voor draadloze telefonie die door ETSI wordt beheerd en werkt in een eigen frequentieband rond 1,9 GHz. DECT staat dus los van het wifi-netwerk.

In een groot gebouw plaatst u meerdere basisstations. Met een multicell-systeem zoals de Snom M900 loopt een medewerker van gang naar gang terwijl het gesprek doorgegeven wordt van het ene basisstation naar het volgende. Volgens Snom ondersteunt de M900 tot 1.000 basisstations in één systeem.

Voor de zorg zelf bestaan er ook specifieke toestellen. De Snom M90 is volgens de fabrikant ontworpen voor ziekenhuizen en omgevingen waar hygiëne telt:

• een antibacteriële behuizing, getest volgens JIS Z 2801, die u met alcoholhoudende ontsmettingsmiddelen reinigt (Snom benadrukt zelf dat een antibacteriële laag geen virussen tegenhoudt);
• een programmeerbare alarmknop en sensoren die automatisch een hulpoproep naar een gekozen nummer kunnen sturen;
• een trilalarm voor discrete meldingen.

3CX, waarvan JOJO Systems Silver partner is, ondersteunt de DECT-toestellen van Snom. JOJO Systems is zelf Snom Gold partner.

• DECT-toestel. Sterk in: dekking in het hele gebouw, robuust, ontsmetbaar model mogelijk; aandachtspunt: voldoende basisstations nodig; typische plek: verpleegafdeling, nachtdienst, technische dienst
• Smartphone met app. Sterk in: ook buiten het gebouw bereikbaar; aandachtspunt: afhankelijk van wifi of mobiel netwerk; typische plek: directie, coördinatoren, wachtdienst
• Vast toestel. Sterk in: eenvoudig, altijd op dezelfde plek; aandachtspunt: niet mobiel; typische plek: onthaal, administratie, verpleegpost

Koppeling met verpleegoproep- of personeelsoproepsystemen

Een verpleegoproepsysteem is meestal een apart systeem met eigen regels. Voor woonzorgcentra in Vlaanderen leggen de erkenningsnormen onder meer vast dat elke bewoner in alle toegankelijke ruimten een aangepast oproepsysteem kan gebruiken, dat er in elke sanitaire cel permanent een oproepsysteem is, dat de ruimte van de noodoproep identificeerbaar is en dat draagbare oproepsystemen betrouwbaar zijn en regelmatig gecontroleerd worden. Dezelfde normen vragen dat in elke woongelegenheid minstens aansluiting op tv, draadloos internet en telefoon mogelijk is.

Sommige oproepsystemen kunnen meldingen doorsturen naar de draagbare toestellen van het personeel. Of en hoe dat bij uw installatie kan, hangt af van merk en type van het oproepsysteem en van de telefonie. JOJO Systems bekijkt die koppeling tijdens de analyse, samen met de leverancier van uw oproepsysteem.

Bereikbaarheid voor familie en externe partners

Familie, huisartsen, apothekers en leveranciers bellen allemaal. Zonder structuur belandt alles bij het onthaal. Een telefooncentrale zoals 3CX verdeelt die oproepen:

• Keuzemenu. Tot tien opties, bijvoorbeeld “druk 1 voor een afdeling, 2 voor de administratie”.
• Wachtrijen. Met wachtmuziek, een melding van de positie en een terugbeloptie, zodat familie niet eindeloos wacht.
• Openingsuren. Overdag gaan oproepen naar het onthaal, 's nachts naar de nachtpermanentie. Feestdagen stelt u vooraf in.

Hoe bereikbaar uw organisatie vandaag is, toetst u met onze oudere bereikbaarheidstest.

Noodnummers en 112: bereikbaar vanaf elk toestel

Een zorginstelling moet vanaf elk toestel de hulpdiensten kunnen bellen. Volgens het BIPT moeten ook exploitanten van private netwerken waarmee naar het openbare net gebeld kan worden, zoals een interne telefooncentrale, de toegang tot de noodnummers mogelijk maken (artikel 107, § 2, van de telecomwet). Het gaat om 112 en 100 voor medische hulp en brandweer, en 101 voor de politie.

Drie aandachtspunten bij de configuratie:

• Uitgaande regels. 112, 100 en 101 moeten altijd naar buiten gaan, ook zonder prefix en ook vanaf een toestel met beperkte belrechten.
• Locatie. De operator geeft bij een noodoproep de locatie van de beller door. Het BIPT waarschuwt dat dat bij sommige vormen van internettelefonie niet altijd lukt. Laat dit nakijken bij uw aanbieder, zeker bij meerdere vestigingen.
• Adresgegevens. Abonneegegevens gaan via een centrale nummerdatabank naar de noodcentrale. Kloppen de adressen bij uw operator niet, dan werkt dat tegen u.

Toegangscontrole en intercom aan de ingang

's Avonds en 's nachts is het onthaal vaak niet bemand. Een intercom aan de ingang kan dan als gewone extensie in 3CX werken. Volgens 3CX ziet een medewerker de bezoeker via video in de webclient, spreekt hij met hem en opent hij eventueel op afstand de deur. De oproep kan naar meerdere toestellen of naar een wachtrij gaan, zodat altijd iemand opneemt.

Welke toegangsmiddelen passen bij een zorgomgeving, leest u in onze blog over toegangscontrole voor magazijnen, zorg en scholen. Hoe telefonie, camera, toegang en alarm samenwerken, lichten we toe in telefonie en beveiliging integreren.

Betrouwbaarheid: wat telefonie in de zorg moet bieden bij uitval

Ook bij een storing moet telefonie blijven werken. Denk aan:

• noodstroom voor switches en DECT-basisstations;
• een tweede internetverbinding als back-up;
• vooraf ingestelde doorschakeling naar mobiele nummers als de hoofdverbinding wegvalt;
• periodieke controle en snelle ondersteuning bij problemen.

Cloud of centrale op locatie? De afweging ziet u in onze vergelijking cloudtelefonie of een klassieke telefooncentrale. Voor de brandveiligheid van hetzelfde gebouw verwijzen we naar branddetectie in zorginstellingen: JOJO Systems is BOSEC-gecertificeerd (B-9408-FD) en installeert branddetectie volgens NBN S21-100 en S21-112.

JOJO Systems werkt in drie stappen: analyse, plaatsing en opvolging, met 24/7-service. Meer over het aanbod op onze pagina telecom.

Slim gezien

• DECT volgt het personeel. Met een multicell-systeem zoals de Snom M900 (tot 1.000 basisstations) loopt een gesprek door van gang naar gang.
• Hygiëne telt ook bij toestellen. De Snom M90 heeft een antibacteriële, ontsmetbare behuizing en een programmeerbare alarmknop.
• 112 is een plicht, geen optie. Ook een interne telefooncentrale moet volgens artikel 107, § 2, van de telecomwet toegang tot de noodnummers geven.
• Oproepsystemen hebben eigen normen. De Vlaamse erkenningsnormen voor woonzorgcentra eisen een oproepsysteem in elke sanitaire cel en een identificeerbare ruimte bij elke noodoproep.

Veelgestelde vragen

Welke telefonie past bij een woonzorgcentrum?

Meestal een combinatie: DECT voor het zorgpersoneel, vaste toestellen voor onthaal en administratie, en de app voor wie ook buiten het gebouw bereikbaar moet zijn. JOJO Systems bepaalt de mix na een analyse ter plaatse.

Is een oproepsysteem verplicht in een woonzorgcentrum?

Ja. De Vlaamse erkenningsnormen vragen dat bewoners in alle toegankelijke ruimten een aangepast oproepsysteem kunnen gebruiken, met een permanent oproepsysteem in elke sanitaire cel.

Kan 112 altijd gebeld worden via een VoIP-telefooncentrale?

Dat moet, en het hangt af van een correcte configuratie en van uw operator. Laat nakijken dat noodnummers vanaf elk toestel naar buiten gaan en dat de locatie correct doorgegeven wordt.

Kunnen DECT-toestellen ontsmet worden?

Er bestaan modellen die daarvoor ontworpen zijn, zoals de Snom M90, met een behuizing die u met alcoholhoudende middelen reinigt.

Werkt JOJO Systems voor zorginstellingen in heel Limburg?

Ja. JOJO Systems is gevestigd in Oudsbergen en werkt voor zorginstellingen, scholen en bedrijven in heel Limburg, met 24/7-service.

Wilt u telefonie, intercom en beveiliging in uw zorginstelling op elkaar afstemmen? Vraag een vrijblijvende risicoanalyse aan. Da's slim gezien.