Waarom tijdregistratie bijdraagt tot efficiënt thuiswerk

Thuiswerk zit nog steeds in de lift en blijft na de coronapandemie wellicht ook ingeburgerd. Als werkgever wil je er dan natuurlijk voor zorgen dat alle gepresteerde uren van je thuiswerkers goed geregistreerd worden. Zo kan er achteraf geen onenigheid ontstaan over de effectief gepresteerde uren, opgenomen verlofuren en de bijbehorende verwerking van de lonen. Maar hoe zet je nu een efficiënt tijdregistratiesysteem op poten? En welke pluspunten biedt deze vorm van tijdregistratie voor werkgevers én werknemers? We vertellen het je in dit blogartikel.

Wat houdt tijdsregistratie in?

De afgelopen jaren werd langzaam maar zeker de overgang ingezet van kantoorwerk naar thuiswerk en telewerk. Met de komst van de coronapandemie en de verplichting tot thuiswerk werd er een versnelling hoger geschakeld. Ondernemingen moesten vaak snel handelen om het thuiswerk voor de medewerkers in orde te maken. Denk maar aan het voorzien van de nodige hardware, kantoormaterialen, enzovoort. 

Daarnaast gingen verschillende ondernemingen ook naarstig op zoek naar een efficiënte en overzichtelijke manier voor tijdregistratie van de gepresteerde uren. Van het noteren van de gepresteerde uren en het briefje afgeven, tot het versturen van de uren naar de leidinggevende of HR-verantwoordelijke per e-mail. In sommige bedrijven deed men tijdelijk zelfs niet aan het registreren van de werkuren. Maar waarom moeilijk als het ook makkelijk kan? Tegenwoordig zijn er tijdregistratiesystemen op de markt die het leven van je medewerkers en HR-afdelingen aanzienlijk vereenvoudigen.

Welke pluspunten biedt een tijdregistratiesysteem voor thuiswerk?

• Eenvoudige registratie van de gepresteerde werkuren

Geef je medewerkers toegang tot een portaal of mobiele app zodat ze zelf de begintijd en eindtijd van het thuiswerk kunnen registreren. Dit kan eenvoudig met behulp van een functietoets. En dat gaat heel wat tijd uitsparen, zowel voor je werknemer als voor de HR-afdeling. 

De medewerker hoeft namelijk niet telkens zijn/haar uren te noteren en vervolgens te bezorgen aan de HR-dienst. Vele medewerkers controleren achteraf ook nog de uren om er zeker van te zijn dat alles goed geregistreerd werd. Dit is dankzij tijdregistratie dus ook voorgoed verleden tijd. 

Interessant weetje: er is ook een mogelijkheid om boekingen enkel toe te laten op vooraf vastgelegde locaties, bijvoorbeeld op de thuislocatie of vaste telewerklocaties.

• Overzicht van de werkplanning

Via de software van de tijdregistratie kan je op voorhand met behulp van de functie ‘dagresultaat’ thuiswerk gaan inboeken. Dit biedt het voordeel dat je in de werkplanning exact kan zien wie op kantoor werkt en wie thuis. Zo weet je dus meteen wanneer en op welke manier je bij een collega terecht kan. 

• Snel een samenvatting van de tellers

Doordat werknemers zelf de uren kunnen registreren via de software van de tijdregistratie, blijven de tellers van de gepresteerde uren en overblijvende verlofuren steeds up-to-date. Ideaal dus om snel een overzicht te krijgen van de gepresteerde uren en de verloftellers.

• Vlotte loonadministratie

Je kan er als werkgever voor kiezen om op het einde van de maand zelf de loonadministratie te verwerken. Geef je dit toch liever uit handen? Het tijdregistratiesysteem biedt de mogelijkheid om een koppeling te maken met eender welk sociaal secretariaat in België.

Of je er nu voor kiest om de loonadministratie zelf uit te voeren of door een sociaal secretariaat, voor je HR-dienst zijn er heel wat voordelen. Zo krijgen je HR-medewerkers meer tijd vrij om de nodige aandacht te besteden aan afwijkende situaties. Heb je voor een bepaalde werknemer geen boeking ontvangen of werden er te weinig uren gepresteerd? Het tijdregistratiesysteem brengt je HR-dienst hiervan op de hoogte zodat dit snel opgevolgd kan worden.

Er zijn ook heel wat mogelijkheden op vlak van functionaliteiten. Deze functionaliteiten worden volledig op maat van jouw onderneming gemaakt, want elke onderneming en bedrijfsvoering is anders. En dit zal je HR-dienst ook de nodige tijd besparen. Een voorbeeld van een mogelijke functionaliteit: indien je als onderneming thuiswerkvergoedingen toekent, dan kan de compensatie van het woon-werkverkeer op de thuiswerkdagen vervangen worden door de thuiswerkvergoeding.