Drie tips om minder tijd te spenderen aan je loonadministratie

De uitbetaling van de lonen komt dichterbij en je wordt overvallen door stress.  Je moet namelijk nog de uren van je werknemers inboeken, ziektedagen of verlofuren registreren én onkostennota’s invoeren. Ondertussen voel je de hete adem van de deadline in je nek. Herkenbaar? Wij geven je graag 3 tips waarmee je al fluitend door je loonadministratie fietst.

1. Automatiseer je loonadministratie zodat de aan- en afwezigheden snel en efficiënt geregistreerd worden

Werkuren bijhouden op papieren fiches of post-its is een tijdrovend en arbeidsintensief werk. Zo moet je medewerker telkens accuraat zijn/haar uren noteren en dit aan jou of de HR-afdeling bezorgen. Vervolgens moet jij of een van je HR-collega’s deze gegevens correct invoeren en goed archiveren. Het kan gelukkig ook anders. Kies voor een geautomatiseerd systeem; voorkom dubbel werk en minimaliseer het risico op fouten tijdens het payrollproces.

Er zijn verschillende systemen op de markt zoals bijvoorbeeld een tikklok. De medewerker tikt bij het aanvatten van het werk en doet exact hetzelfde bij het verlaten van de werkpost. Of kies voor een applicatie op pc of smartphone waarmee je medewerkers digitaal hun gepresteerde uren kunnen boeken.  Met dergelijke systemen kan je dus gerust vaarwel zeggen tegen de rompslomp want de werkuren worden moeiteloos en automatisch in het systeem geregistreerd.

2. Kies voor een tijdregistratiesysteem waarmee thuis- en flexmedewerkers zelf werkuren kunnen registreren.

Wil je graag een zicht krijgen op de uren van thuis- en flexwerkers én deze snel kunnen verwerken bij de loonverwerking?

Geef je medewerker dan de vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf de werkuren te registreren. Dit voorkomt fouten en versnelt je payrollproces aanzienlijk. Bovendien draagt het ook bij tot de betrokkenheid en het vertrouwen van je personeel. Een echte win-winsituatie dus.

3. Geef niet langer de voorkeur aan papieren verlofaanvragen, maar kies voor een geautomatiseerd systeem.

Vragen je medewerkers hun verlof op papier aan? Dan herken je zeker en vast wel het beeld van de grote stapel documenten die je ontvangt en die je vervolgens langs elkaar op een tafel legt. Het gepuzzel kan dan beginnen om iedereen zo veel mogelijk tevreden te stellen en het gewenste verlof in te plannen.

Tegenwoordig zijn er verschillende applicaties op de markt die de verwerking van verlofaanvragen als een fluitje van een cent laten verlopen. Je medewerker vraagt verlof aan en ontvangt een e-mail van de aanvraag. De HR-medewerker keurt vervolgens het verlof goed of af. De desbetreffende medewerker ontvangt dan onmiddellijk een e-mail betreffende de verlofaanvraag. Verlofaanvragen verliezen of vergeten behoort dus voorgoed tot het verleden.

Wil je jouw loonverwerking ook vereenvoudigen, maar weet je niet hoe je dit aanpakt?

Contacteer JOJO Systems voor een vrijblijvende analyse en ontdek hoe je jouw loonadministratie ook van een leien dakje laat lopen!